Sichere Archivierung
Sichere Archivierung
Im Rahmen der Neuordnung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat der Gesetzgeber die Unternehmen verbindlich seit 1.1.2017 über den rechtskonformen Umgang mit digitalen Dokumenten informiert. Durch die DSVGO sind darüber hinaus die Rechte Ihrer Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden definiert. Bei vielen Unternehmen klafft hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben eine große Lücke. Dies kann im Ernstfall zu Bußgeldern oder der Nicht-Anerkennung eines Jahresabschlusses führen.
Management mit System
Die systematische und umfassende Antwort auf diese Herausforderungen kann heute nur in einem professionellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) bestehen. Dabei handelt es sich um ein zentrales System, in dem alle Dokumente, sei es in digitaler oder (gescannter) Papierform, ihren Platz finden. Differenzierte und leicht einzurichtende Berechtigungsstrukturen sorgen dafür, dass Dokumente nur von berechtigten MitarbeiterInnen gesehen oder bearbeitet werden können. Automatische Löschfristen stellen die Einhaltung der DSGVO sicher. Ausgereifte Sicherheitsmechanismen schützen Ihre Unternehmensdaten vor Verlust oder Beschädigung.
Perfekt für den Einstieg
Die revisionssichere Aufbewahrung büroarchiv erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung und lässt auch für kleinere Unternehmen den Traum vom sicheren, papierlosen Büro Wirklichkeit werden. Durch eine einfache und selbsterklärende Browser-Bedienoberfläche wird jedem Nutzer ein leichter Einstieg in die digitale Archivierung ermöglicht. büroarchiv ist außerdem auf die spezifischen Anforderungen und Wünsche des Mittelstandes zugeschnitten. Bestehende Workflows müssen Sie hierbei nicht umgestellt werden. Daten werden auf einem zentralen Server im Unternehmen gespeichert und verlassen nicht das eigene Haus.
DMS für höchste Ansprüche
Größere Unternehmen finden mit dem DMS System von DocuWare maßgeschneiderte Lösungen, um Dokumente zu digitalisieren, sicher über alle Abteilungen hinweg zu verwalten und verfügbar zu machen, Compliance Richtlinien zu befolgen und gesetzliche Dokumentationspflichten einzuhalten. Digitale Dokumente werden professionell und sicher aufbewahrt, in einer professionellen Cloud, einem Rechenzentrum oder auf lokalen Servern „On-premise“. So sind sie schnell und ortsunabhängig verfügbar und können selbst nach unvorhergesehenen Ereignissen wie Naturkatastrophen oder Hacker-Angriffen zuverlässig wiederhergestellt werden.
Das Wichtigste in Kürze:
Der Umgang mit geschäftlichen Unterlagen im Unternehmen unterliegt umfangreichen gesetzlichen Vorgaben der GOBD und der DSVGO.
Durch moderne digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) schaffen Unternehmen zugleich Daten- und Rechtssicherheit.
Die revisionssichere Aufbewahrung büroarchiv erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung auch für kleinere Unternehmen.
Größere Unternehmen finden mit dem DMS System von DocuWare maßgeschneiderte Lösungen, um Dokumente professionell zu verwalten.